7 نکته برای مدیریت زمان برای بهبود عملکرد کارمندان
پاسخ سریع و خلاصه:
برای مدیریت زمان و بهبود عملکرد کارمندان، می‌توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
- تعیین اولویت‌ها: کارمندان را آموزش دهید که وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت مرتب کنند و به آنها کمک کنید تا اولویت‌هایشان را به درستی تشخیص دهند.
- استفاده از روش‌های مدیریت زمان: کارمندان را آموزش دهید که از روش‌های مدیریت زمان مانند تقسیم زمان، استفاده از لیست وظایف و تنظیم زمان استفاده کنند.
- تنظیم مراحل زمانی: به کارمندان کمک کنید تا مراحل زمانی مشخصی برای هر وظیفه تعیین کنند و از این راه به موقعیت‌های اضطراری پیشگیری کنند.
- استفاده از فناوری: به کارمندان آموزش دهید که از ابزارهای فناوری مانند تقویم الکترونیکی، نرم‌افزارهای مدیریت وظایف و اپلیکیشن‌های زمانبندی استفاده کنند.
- ارتباط موثر: با کارمندان برای ارتقاء ارتباط موثر و توافق برنامه‌های کاری همکاری کنید تا هرگونه ابهام و سردرگمی رفع شود.
- ایجاد محیط کاری موثر: اطمینان حاصل کنید که محیط کاری به گونه‌ای طراحی شده است که کارمندان بتوانند به بهترین شکل ممکن کار کنند و از تمرکز خود محافظت کنند.
- ارائه بازخورد: با کارمندان به صورت دوره‌ای بازخورد بدهید تا بتوانند عملکرد خود را ارزیابی کنند و بهبودهای لازم را انجام دهند.
چه در یک کسب و کار کوچک یا یک شرکت بزرگ کار کنید، مهم است که بدانید چگونه وظایف خود و همچنین زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. البته اصالت ایده شما و کیفیت محصولات شما نقش زیادی در موفقیت کسب و کار دارد. با این حال، چیزی که بیشترین تفاوت را بین شرکت‌های موفق و شرکت‌هایی که چندان موفق نیستند، ایجاد می‌کند، مدیریت زمان و وظایف است. یعنی هر چه بهتر این کار را انجام دهید، شانس بیشتری برای دستیابی به اهداف کاری خود خواهید داشت.
مدیریت زمان عامل کلیدی در ایجاد یکنواختی یک شرکت است. هنگامی که این کار را به درستی انجام دهید، سازماندهی بهتری خواهید داشت، هیچ ضرب الاجلی را از دست نمی دهید و مطمئناً یک کارمند محترم خواهید بود. و وقتی همه کارمندان این کارها را انجام دهند، موفقیت شرکت عملا تضمین می شود. البته مدیریت کار با مدیریت زمان همراه است. برای اینکه بتوانید زمان خود را به خوبی سازماندهی کنید، باید یاد بگیرید که چگونه وظایف خود را اولویت بندی کنید و تغییرات را مدیریت کنید.
تاکتیک های زیادی وجود دارد که می توانید برای دستیابی به همه این موارد از آنها استفاده کنید. بقیه این راهنمای جامع را بخوانید تا با بهترین نکات مدیریت زمان و کار آشنا شوید که به شما کمک می کند در محل کار کارآمدتر باشید.
عوامل حواس پرتی را از بین ببرید
اطمینان از اینکه حواس پرتی شما کاهش یابد یا حداقل کنترل شود، بسیار مهم است زیرا بر کارایی شما تأثیر می‌گذارد. این حواس پرتی می‌تواند از منابع مختلفی نشأت بگیرد، از مرور اینترنت و پیامک گرفته تا صحبت با همکاران یا پیمایش در رسانه‌های اجتماعی. برای حفظ حداکثر کارایی، مهم است که تلاش کنید این حواس پرتی را به حداقل برسانید یا از بین ببرید.
به عنوان یک راهنمایی، می‌توانید تمامی برگه‌ها را بسته نگه دارید، به جز آن‌هایی که فعلاً روی آنها کار می‌کنید. اعلان‌های پیام را خاموش کنید و اگر امکان دارد، تلفن شخصی خود را در حین کار خاموش کنید. اگر باید با کسی تماس بگیرید، مطمئن شوید که این کار را در زمان‌هایی مثل ناهار یا استراحت انجام دهید. همچنین، درباره استفاده از رسانه‌های اجتماعی، می‌توانید تلاش کنید در حین کار از آنها خودداری کنید یا از برنامه‌هایی استفاده کنید که زمان استفاده از آنها را محدود می‌کنند.
از انجام چند کار خودداری کنید
حتی اگر چندوظیفه ای راهی برای انجام کارهای بیشتر در یک زمان است، آنقدرها که مردم فکر می کنند کارآمد نیست. انجام چندوظیفه ای اغلب منجر به انجام وظایف ناقص می شود، که وقتی می خواهید کار بهتری در به پایان رساندن آنها انجام دهید، چیز خوبی نیست. علاوه بر این، اگر سعی کنید به طور همزمان روی چیزهای بیشتری تمرکز کنید، کیفیت کار شما نیز پایین تر از حد معمول خواهد بود. بنابراین، برای اینکه تا حد امکان کارآمد باشید، مطمئن شوید که یک کار را در یک زمان انجام می دهید.
یاد بگیرید چگونه نه بگویید
اگر می خواهید زمان خود را در محل کار به خوبی مدیریت کنید، باید یاد بگیرید که چگونه نه بگویید. فقط شما می دانید که چقدر زمان دارید، بنابراین اگر مجبور هستید به درخواست خاصی برای تمرکز روی آن کارهای با ارزش نه بگویید، این کار را انجام دهید. این ممکن است باعث شود که احساس کنید بی ادب هستید، اما در واقعیت، شما فقط یک کارمند مسئولیت پذیر هستید. اگر در غیر این صورت عمل کنید، در نهایت بیش از آنچه که می توانید تحمل کنید، خواهید داشت و احساس استرس خواهید کرد زیرا نمی توانید آنچه را که قول داده اید را به پایان برسانید. البته، مودبانه درخواستی را که نمی توانید قبول کنید، رد کنید. اما، مطمئن شوید که در مورد آن احساس گناه نمی کنید.
لیستی از کارهای پشتیبان تهیه کنید
کارآمدی به معنای بهترین استفاده ممکن از زمان خود است. بنابراین، برای جلوگیری از هدر رفتن زمان در مواقعی که ممکن است در اوج تمرکز خود باشید اما کاری برای انجام دادن ندارید، می‌توانید یک فهرست از وظایف پشتیبان تهیه کنید. اغلب افراد لیست کوتاهی از کارهایی که باید انجام دهند را تهیه می‌کنند تا کارها را سریع‌تر انجام دهند یا به سادگی بیشتری برای کارهای دیگر نداشته باشند. در همه این مواقع، نگه‌داشتن یک لیست از وظایف پشتیبان به شما کمک می‌کند. حتی اگر احساس می‌کنید که در یک روز خاص کاری برای انجام دادن ندارید، به کارهایی که مدام به تعویق انداخته‌اید فکر کنید، مثلاً خواندن برخی اسناد یا پاسخ دادن به برخی ایمیل‌ها. انجام این کارها در زمانی که خیلی شلوغ نیستید به شما این امکان را می‌دهد که روز بعد بیشتر از زمان برای کارهای با ارزش داشته باشید. و در نهایت، شما می‌توانید آنها را از لیست وظایف خود بررسی کنید!
میز خود را مرتب کنید
این متن درباره اهمیت سازماندهی محیط کار و میز کار در افزایش بهره‌وری و مدیریت بهتر زمان است. در واقع، این متن توصیه می‌کند که اگر مشغول انجام کارهای زیادی هستید ولی هنوز بهره‌وری لازم را ندارید، احتمالاً نیاز به سازماندهی بهتر میز کارتان دارید. سازماندهی میز کار و اسناد موجود بر روی آن می‌تواند به شما کمک کند تا در پیدا کردن اطلاعات و اسناد به مشکل برنخورید و زمان کمتری را از دست ندهید. همچنین، توصیه شده است که یک سیستم سازمانی موثر برای تمامی اسناد خود ایجاد کنید، مثلاً بر اساس سال، نام یا دیگر معیارهای مناسب شغل خود. این سازماندهی می‌تواند به شما کمک کند تا در مدیریت اطلاعات و پرونده‌های خود موفق‌تر باشید و کار راحت‌تری داشته باشید.
زمانی که احساس می کنید گیر کرده اید، ادامه دهید
اگر می خواهید از از دست دادن زمان جلوگیری کنید، مطمئن شوید که وقتی گیر کردید به کار بعدی بروید. این به شما این امکان را می‌دهد که کارهای بیشتری نسبت به زمانی که فقط به انجام آن یک کار ادامه می‌دادید، تمام کنید. وقتی به سمت یک کار جدید می روید، احساس می کنید که شروعی تازه دارید و همه چیز خیلی راحت تر پیش خواهد رفت. البته در این کار زیاده‌روی نکنید، زیرا اگر به کارهای بعدی ادامه دهید در انجام هر کاری با مشکل مواجه خواهید شد. بهتر است در چنین شرایطی فقط استراحت کنید.
وقفه ایجاد کنید
استراحت برای هر نوع شغلی بسیار اساسی است. افراد اغلب درگیر کارهایشان می‌شوند و تمام تلاش خود را می‌کنند تا به سرعت بتوانند وظایف خود را انجام دهند. اما وقتی به این شیوه کار می‌کنید، به راحتی تمرکز خود را از دست می‌دهید و در نتیجه کارایی شما کاهش می‌یابد. همچنین، اگر به طور پیوسته و بدون استراحت کار کنید، ممکن است به سوختگی نزدیک شوید و حتی نتوانید با سرعت معمول به کار خود ادامه دهید. بنابراین، در طراحی برنامه کاری خود حتماً به استراحت‌ها توجه کنید. اگر روزی پر از کار دارید، می‌تواند حتی استراحتی کوتاه از ۵ دقیقه در بالکن باشد، اما برای حفظ کارایی و سلامت روانی خود، حتماً این استراحت‌ها را در نظر بگیرید.
اگر برنامه‌ی منظمی داشته باشید، مدیریت زمان و انجام کار در محل کار دیگر دشوار نخواهد بود. برنامه‌ای را که با نیازها و سرعت شما همخوانی دارد ایجاد کنید و سعی کنید تا حد امکان به آن عمل کنید. آموزش ببینید که چگونه با تغییرات در برنامه خود سازگار شوید و در صورت لزوم، وظایف پشتیبانی را برای خود تعیین کنید. از انجام چندین کار به زمان یکسان پرهیز کنید و به خوبی بدانید کدام وظایف اولویت بالاتری دارند. برای افزایش بهره‌وری، از ابزارها و تکنیک‌های مناسبی که برای این هدف طراحی شده‌اند استفاده کنید. اگر گیر کردید، به کار بعدی بروید و زمانی که انرژی و وقت دارید به کار قبلی بازگردید. مطمئن شوید که محیط کار و وسایل آن مرتب و منظم باشند تا وقت خود را در جستجوی فایل‌ها تلف نکنید. همچنین، به منظور جلوگیری از سوختگی، حتماً استراحت‌ها را در برنامه خود در نظر بگیرید.
