نکات مدیریت زمان و وظایف برای کارمندان برای کارآمدی بیشتر در محل کار

در هر اندازه که کسب و کار شما کوچک یا بزرگ باشد، اهمیت مدیریت بهینه وظایف و زمان شما بسیار بالاست. البته، علاوه بر اینکه ایده‌ی اصلی شما و کیفیت محصولاتتان تأثیرگذارند، مهارت در مدیریت زمان و وظایف بیشترین تفاوت را بین شرکت‌های موفق و کسب‌وکارهایی که به موفقیت نمی‌رسند، ایجاد می‌کند.

مدیریت زمان یکی از عوامل اساسی در ایجاد هماهنگی و یکنواختی در یک سازمان است. وقتی که شما این مهارت را به درستی پیاده‌سازی می‌کنید، سازمانتان بهتر سازماندهی می‌شود، مهلت‌ها را از دست نمی‌دهید و بدون شک، به عنوان یک کارمند متمایز شناخته می‌شوید. وقتی همه اعضای تیم این مهارت را دارند و وظایفشان را به درستی مدیریت می‌کنند، موفقیت سازمان به طور قابل توجهی تضمین می‌شود. البته، مدیریت کار به همراه مدیریت زمان پیش‌نیاز موفقیت است. برای بهبود مدیریت زمان خود، باید بیاموزید چگونه وظایف را اولویت‌بندی کرده و تغییرات را مدیریت کنید.

تاکتیک های زیادی وجود دارد که می توانید برای دستیابی به همه این موارد از آنها استفاده کنید. بقیه این راهنمای جامع را بخوانید تا با بهترین نکات مدیریت زمان و کار آشنا شوید که به شما کمک می کند در محل کار کارآمدتر باشید.

نحوه گذراندن وقت خود را تغییر دهید

از ابزارهای آنلاین مدیریت زمان استفاده کنید

لیست کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید

با وجود اینکه آنها یک ترفند قدیمی هستند که می توانید از آنها استفاده کنید، اما لیست کارهایی که باید انجام دهید هنوز یک ابزار بسیار موثر و قدرتمند برای مدیریت کار و زمان هستند. چه به صورت مکتوب این کار را انجام دهید، چه از یک برنامه برای این منظور استفاده کنید، این لیست ها زندگی شما را بسیار آسان تر می کنند. و همانطور که قبلا ذکر شد، وقتی متوجه می شوید که معمولا وقت خود را چگونه می گذرانید، این نوع کارها بسیار آسان تر خواهد شد.

وظایف خود را به گونه ای تقسیم کنید که زمان و انرژی کافی برای انجام آن ها داشته باشید و بدانید که تمام کارهایی که در طول یک روز یا یک هفته خاص باید انجام دهید. با گذشت زمان، بهتر متوجه خواهید شد که در یک بازه زمانی مشخص چقدر می توانید از عهده آن بر بیایید. و البته، همیشه هر بار که کاری را از لیست کارهای خود چک می کنید، این احساس رضایت بخش را خواهید داشت.

اولویت های خود را بشناسید

بزرگ‌ترین چالش در مدیریت وظایف زمانی رخ می‌دهد که تعداد زیادی از آنها را برای به پایان رساندن دارید. در چنین شرایطی، مهم است که اولویت های خود را بدانید. بدانید که همه وظایف شما چقدر ارزش دارند و کارهای با ارزش را در اولویت قرار دهید. سعی کنید لیست کارهای خود را نیز به این ترتیب تشکیل دهید. و اگر نتوانید تمام وظایف خود را به پایان برسانید، خواهید دانست که کارهای با ارزش تمام شده اند.

کارهای مشابه باید با هم پیش بروند

اکثریت قریب به اتفاق افراد زمانی بهترین کار را می کنند که وظایف مشابه را با هم گروه بندی کنند. این به این دلیل است که ذهن انسان روی چیزهایی که شبیه یکدیگر هستند سریعتر کار می کند. بنابراین، هنگامی که لیست کارهای خود را تهیه می کنید، مطمئن شوید که این چیزی است که شما در نظر می گیرید. به عنوان مثال، به تمام ایمیل‌های خود به یکباره پاسخ دهید، هر سندی را با هم بنویسید، در همان زمان با هم تماس تلفنی برقرار کنید و غیره.

به برنامه خود پایبند باشید

پایبندی به برنامه خود یکی از مهمترین عوامل موفقیت در هر زمینه‌ای است. زندگی مدرن اغلب با اشتغال‌های بسیار، تغییرات ناگهانی و تعداد زیادی وظیفه همراه است که می‌تواند ما را از مسیرمان دور کند. اما ثابت نگاه داشتن به برنامه، ما را قادر می‌سازد تا اولویت‌هایمان را شناسایی کرده و برای رسیدن به آن‌ها تلاش کنیم. پایبندی به برنامه به ما اعتماد به نفس و قدرت تصمیم‌گیری می‌دهد و باعث می‌شود که بهبود یابیم و به اهدافمان نزدیک‌تر شویم. البته باید در نظر داشت که انعطاف‌پذیری نیز اهمیت دارد و در صورت نیاز به تغییرات کوچک در برنامه اقدام کنیم. اما در کل، پایبندی به برنامه ما را به سوی موفقیت و رشد شخصی هدایت می‌کند.

تغییر را مدیریت کنید

مهم نیست که چقدر تلاش کنید به برنامه‌ی خود پایبند باشید، همیشه ممکن است شخص یا شرایط دیگری وارد شوند و سعی کنند آن را تغییر دهند. برای اینکه بتوانید به کار خود ادامه دهید و اجازه ندهید این تغییرات شما را مختل کنند، باید یاد بگیرید که چگونه آن‌ها را مدیریت کنید. این ممکن است هر چیزی باشد، از اینکه کسی در لحظه‌ی آخر با شما تماس بگیرد تا بسته‌ی شما به موقع نرسد. باید بیاموزید که چگونه با تغییرات برخورد کنید و زمانی را از دست ندهید که با برهم خوردن برنامه‌ی خود استرس دارید.

برای وظایف خود محدودیت زمانی تعیین کنید

یکی از جوانب حیاتی در ایجاد یک برنامه، تعیین محدودیت‌های زمانی برای وظایف است. این کار به شما کمک می‌کند تا به موقع وظایف را انجام داده و از دست دادن زمان و انرژی بی‌هدف جلوگیری کنید. حتی اگر این کار در ابتدا ممکن است استرس زایی باشد، اما در نهایت به بهبود مدیریت زمان و کاهش استرس کمک می‌کند.

زمانی که شما محدودیت زمانی برای وظایف خود تعیین می‌کنید، شما می‌توانید بهتر تمرکز کنید و از زمان خود بهینه استفاده کنید. این اجازه را به شما می‌دهد که برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشید و از انجام کارهای زائد جلوگیری کنید. به علاوه، این کمک می‌کند تا شما به سرعت‌تر و با کیفیت بهتری کار کنید و با اتمام زودتر وظایف، وقت بیشتری برای کارهای دیگر یا استراحت داشته باشید.

پس، در ایجاد برنامه خود، حتماً محدودیت‌های زمانی را در نظر بگیرید و به طور مداوم آن‌ها را بررسی کنید و به روز رسانی کنید. این اقدام به شما کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن از زمان خود استفاده کنید و به اهدافتان نزدیک‌تر شوید.